キックオフミーティングで決めるべき5つのこと

契約が締結され、いよいよプロジェクトがスタート。キックオフミーティングは単なる顔合わせではありません。ここで決めた内容が、その後3〜4ヶ月のプロジェクトの進め方を決定づけます。必ず決めるべき5つの項目を詳しく解説します。

キックオフミーティングの目的と重要性

キックオフミーティングは、制作会社と発注者が「同じゴール」に向かって進むための起点です。ここで認識のズレがあると、後で大きな手戻りや追加費用が発生する可能性があります。

よくある失敗パターン

• 「詳細は追って」で先送りして、後で揉める
• 決裁者が不在で、重要事項が決まらない
• 議事録を作らず、言った言わないのトラブルに
• スケジュールだけ確認して、役割分担が曖昧

決めるべき5つの必須項目

1. プロジェクトゴールと成功指標の明確化

なぜ重要か： 「きれいなサイト」「使いやすいサイト」では、完成後に「イメージと違う」となりがちです。

決めること：

• プロジェクトの最終目標
• 数値化できる成功指標（KPI）
• 優先順位（デザイン重視？機能重視？納期重視？）

具体例：

目標：新規問い合わせを月10件獲得する
KPI：
- 月間PV：10,000以上
- お問い合わせフォーム到達率：5%
- フォーム完了率：20%
優先順位：
1. スマホでの使いやすさ
2. 問い合わせまでの導線
3. デザインの美しさ

確認すべき質問：

• 「このプロジェクトが成功したと言えるのはどんな状態か？」
• 「絶対に譲れない要素は何か？」
• 「妥協できる要素は何か？」

2. 体制と役割分担の明確化

なぜ重要か： 「誰に何を聞けばいいか分からない」状態は、進行の大きな妨げになります。

決めること：

制作会社側：

• プロジェクトマネージャー（PM）
• デザイナー
• エンジニア
• 各担当者の役割と責任範囲

発注者側：

• プロジェクトオーナー（最終決裁者）
• プロジェクトリーダー（実務責任者）
• 各部署の担当者
• 承認権限の範囲

体制表の例：

【制作会社】
PM：田中（全体進行、窓口）
デザイン：鈴木（デザイン全般）
開発：佐藤（システム実装）

【発注者】
オーナー：社長（最終承認）
リーダー：営業部長（実務責任）
担当：山田（日常連絡窓口）

確認すべき質問：

• 「緊急時の連絡先は？」
• 「承認に何日必要か？」
• 「誰が最終的な判断をするか？」

3. コミュニケーションルールの設定

なぜ重要か： コミュニケーションの混乱は、プロジェクト遅延の最大要因です。

決めること：

定例会議：

• 頻度（週1回、隔週等）
• 曜日と時間
• 参加者
• 形式（対面/オンライン）

日常連絡：

• 主な連絡手段（メール/Slack/Chatwork等）
• レスポンス期限（24時間以内等）
• 緊急連絡の方法

情報共有：

• ドキュメント管理方法（Google Drive/Dropbox等）
• 進捗報告の方法
• 議事録の作成と共有

ルール例：

定例：毎週火曜 15:00〜16:00（オンライン）
連絡：Slackで日常連絡、重要事項はメール
レスポンス：営業日24時間以内
ドキュメント：Google Driveで共有
議事録：会議後24時間以内に共有

確認すべき質問：

• 「どのツールを使い慣れているか？」
• 「対応可能な時間帯は？」
• 「休暇予定はあるか？」

4. スケジュールとマイルストーンの確認

なぜ重要か： 「なんとなく3ヶ月後」では、必ず遅延します。

決めること：

主要マイルストーン：

• 要件定義完了
• デザイン確定
• 開発完了
• テスト公開
• 本番公開

各フェーズの期限：

• 具体的な日付
• 承認に必要な期間
• バッファの考え方

発注者側のタスク：

• 素材提供期限
• 原稿提出期限
• 確認・承認期限

スケジュール例：

2/1  キックオフ
2/15 要件定義完了
2/28 サイトマップ承認
3/15 デザイン初稿提出
3/31 デザイン確定
4/15 開発完了
4/30 テスト公開
5/15 本番公開

確認すべき質問：

• 「各工程で何日の確認期間が必要か？」
• 「繁忙期や休暇の予定は？」
• 「遅延した場合の対応は？」

5. 変更管理とリスク対応の取り決め

なぜ重要か： 「ちょっとした変更」の積み重ねが、大幅な遅延とコスト増を招きます。

決めること：

変更管理：

• 仕様変更の申請方法
• 影響範囲の確認プロセス
• 追加費用の扱い
• 変更の記録方法

リスク管理：

• 想定されるリスク
• 対応策
• エスカレーション方法

ルール例：

変更要望：
1. 変更依頼書を提出
2. 影響範囲と見積もりを提示
3. 承認後に作業開始

リスク対応：
- 原稿遅延→ダミーテキストで進行
- デザイン承認遅延→次工程と並行作業
- 技術的課題→代替案を提示

確認すべき質問：

• 「どこまでが契約範囲内か？」
• 「追加費用が発生する条件は？」
• 「トラブル時の対応フローは？」

キックオフミーティングの準備チェックリスト

発注者側の準備

• ✔︎ 参加者の日程調整
• ✔︎ 会議室/オンライン環境の準備
• ✔︎ 既存資料の整理
• ✔︎ 質問事項のリストアップ
• ✔︎ 社内の要望とりまとめ

制作会社に事前確認すること

• ✔︎ アジェンダの共有依頼
• ✔︎ 必要な持ち物
• ✔︎ 参加者リスト
• ✔︎ 所要時間
• ✔︎ 準備すべき資料

会議を成功させる7つのコツ

1. 決裁者を必ず参加させる

最終決定権を持つ人が不在だと、重要事項が決まりません。

2. アジェンダを事前共有する

何を決めるのか事前に分かっていれば、準備して臨めます。

3. 時間配分を決める

2時間の会議の時間配分例を以下に示します。

• プロジェクト概要説明：30分
• 体制・ルール確認：30分
• スケジュール確認：30分
• 質疑応答：30分

4. 議事録担当を決める

制作会社側で作成することが多いですが、事前に確認しましょう。

5. 宿題事項を明確にする

会議で決まらなかったことは、「誰が・いつまでに」を明確に。

6. 次回アクションを確認する

会議の最後に、次の1週間で各自がやることを確認。

7. 議事録は24時間以内に共有

記憶が新しいうちに文書化し、認識のズレを防ぐ。

よくある質問と対処法

Q: どのくらいの時間を確保すべき？

A: 最低2時間、できれば3時間。急いで決めると後で問題になります。

Q: 誰を参加させるべき？

A: 発注者側は決裁者＋実務担当者＋関連部署の代表。多すぎても決まらないので5名以内が理想。

Q: オンラインでも問題ない？

A: 問題ありませんが、初回は可能なら対面がおすすめ。信頼関係構築には顔を合わせることが効果的。

Q: 準備にどのくらい時間をかけるべき？

A: 最低でも前日までに、社内の意見集約と資料準備を完了させましょう。

まとめ：キックオフの質がプロジェクトの質を決める

キックオフミーティングで決めた内容は、プロジェクトの「憲法」となります。ここで手を抜くと、後で必ずしわ寄せが来ます。

特に重要なポイントは以下のとおりです。

• ゴールを数値で明確にする
• 役割と権限を明文化する
• コミュニケーションルールを決める
• スケジュールを具体的に決める
• 変更時のルールを決める

これらをしっかり決めることで、スムーズなプロジェクト進行が可能になります。「なんとなく始める」のではなく、「明確なルールのもとで始める」ことが、Web制作成功の第一歩です。